Starten met het Accountancy Template

In dit artikel

• Benodigde stappen voor de activatie van het Accountancy Template:
  • Voorbereiding (acties)
  • Inrichting door Docubird
  • Implementatie (acties)
• Antwoord op veelgestelde vragen:
  • Wat is de verwachte doorlooptijd?
  • Hoe trainen we personeel in het gebruik van Docubird?
  • Waarom zijn er SharePoint-admin rechten Microsoft licenties nodig?
  • Kunnen er updates aan de template-structuur worden aangevraagd?
  • Waarom en wanneer plannen wij een klantdossiermigratie?

Activatie van het Accountancy Template

Voorbereiding (acties)

Onderstaande stappen kunnen zelfstandig worden uitgevoerd met ondersteuning van IT-beheerder.

1. Licenties aanschaffen

   Schaf de benodigde licenties aan:

   1. Docubird Professional per medewerker

   2. Accountancy Template per tenant

      Docubird-account aanmaken

      Maak een nieuw account aan: docubird@[bedrijfsnaam].onmicrosoft.com

   3. Benodigde rechten: SharePoint-admin
   4. Benodigde licenties: Microsoft 365 Business Basic + Power Automate Premium
   5. Zorg dat eventuele Conditional Access policies externe aanmeldingen toestaan

2. Gegevens delen

   Deel de inloggegevens van het nieuwe account met Docubird via support@docubird.com. Bij ontvangst verandert Docubird het wachtwoord naar een sterke variant, wordt MFA geactiveerd en de gegevens veilig in 1Password opgeslagen.

3. Consent Request goedkeuren

   De link naar de consent request wordt gedeeld na ontvangst van de accountgegevens. Voor meer informatie over de rechten bekijk: Rechten van de Docubird-app.

Inrichting door Docubird

Zodra de voorbereiding is voltooid zetten wij de inrichting klaar. Dit duurt doorgaans 1 - 3 werkdagen.

• De provisioning-automatisering wordt klaargezet
• Er worden nieuwe Entra-groepen aangemaakt t.b.v. toegangsbeheer

Implementatie (acties)

Neem na de inrichting de volgende stappen om Docubird voor alle collega's gebruiksklaar te maken.

1. Klanten aanmaken

   Het aanmaken van klanten kan handmatig of via bulk import, zie Nieuwe klantdossiers aanmaken. 

2. Toegang instellen

   Bekijk Toegang tot klantdossiers beheren. De stappen onder 'Beheer wie welke bibliotheektypes ziet bij alle klanten' dienen altijd te worden gevolgd, anders zien collega's de dossiers niet.

3. Outlook & Office add-ins klaarzetten

   IT-beheerders kunnen de Outlook add-in voor alle medewerkers klaarzetten via het Microsoft 365-beheercentrum. Bekijk hiervoor de instructies van Microsoft.

4. Koppelen met CRM-pakket (optioneel)

   Bekijk CRM-koppelingen voor klantdossiers voor informatie over de ondersteunde koppelingen. De koppeling met een CRM-pakket is niet noodzakelijk voor een juiste werking van de oplossing.

5. Kennissessie inplannen

   Deze sessie is voor iedereen die met Docubird gaat werken, of die de werking intern zal uitdragen. Zie Interactieve kennissessie voorbereiden.

6. Vraag een klantdossiermigratie aan (optioneel, aanbevolen)

   We raden kantoren aan om klantdossiers te migreren naar de nieuwe structuur. Dit verhoogt de adoptie, het gebruiksgemak en bevordert Copilot resultaten. Neem voor meer informatie en een offerte contact op met support@docubird.com. Houd er rekening mee dat de dossiermigratie altijd voorbereiding en planning vergt; start tijdig.

Veelgestelde Vragen

Wat is de verwachte doorlooptijd?

• Inrichting door Docubird:

  De voorbereiding kan door het kantoor worden uitgevoerd in afstemming met de IT-partner. Na ontvangst van de inloggegevens is de inrichting doorgaans binnen 1 - 3 werkdagen gereed.

• Realiseren van CRM-koppeling:

  Na aanlevering van de benodigde informatie is de CRM-koppeling doorgaans binnen 3 werkdagen voltooid. Werkzaamheden die nodig zijn bij de CRM-leverancier vallen hier buiten.

• Klantdossiermigratie:

  De klantdossiermigratie duurt circa 10 werkdagen vanaf het moment dat alle benodigde gegevens volledig zijn aangeleverd. Informeer vooraf naar de voorbereidingstaken om alvast zicht te krijgen op de benodigde stappen. Start tijdig om verrassingen te voorkomen.

Hoe trainen we personeel in het gebruik van Docubird?

Docubird volgt dezelfde logica als Microsoft pakketten. Dit betekent dat gebruikers snel aan de gang kunnen zonder complexe nieuwe systemen te leren. Bij oplevering kan er een eenmalige online kennissessie voor key users of het hele kantoor worden ingepland. Indien er een klantdossiermigratie nodig is raden wij de volgende volgorde aan: template implementeren > personeel trainen > migreren. Dit zorgt ervoor dat men Docubird tijdens de overgangsperiode kan gebruiken.

Waarom zijn er SharePoint-adminrechten en Microsoft licenties nodig?

Het template werkt op basis van provisioning: klantsites en de bijbehorende dossierstructuren worden volautomatisch en uniform opgebouwd, inclusief de juiste metadata-velden. Omdat de automatisering binnen de eigen Microsoft-omgeving draait, zijn er rechten en licenties nodig voor de inrichting en doorlopende werking. Worden deze ingetrokken, dan stopt het template met werken.

Kunnen er updates aan de template-structuur worden aangevraagd?

Het accountancy template wordt inhoudelijk beheerd en actief onderhouden door de branche-experts van Full Finance. Docubird ondersteunt met de techniek, Full Finance bij wijzigingen in rubrieken, metadata-velden, etcetera. Updates worden doorgevoerd indien ze voor de hele branche van toepassing zijn. Het template is een blauwdruk en omvat geen individueel maatwerk.

Waarom en wanneer plannen wij een klantdossiermigratie?

Een klantdossiermigratie zorgt ervoor dat bestaande dossiers direct zichtbaar zijn binnen de nieuwe structuur. Dit verhoogt de efficiëntie voor gebruikers en versnelt de adoptie van Docubird binnen de organisatie. Daarnaast presteren Copilot‑functionaliteiten beter naarmate dossiers completer zijn en correct worden verrijkt met metadata.

De klantdossiermigratie wordt ná oplevering van de template gepland, zodat de nieuwe oplossing al kan worden gebruikt terwijl oude dossiers worden overgezet.