Starten met het Accountancy Template

Met het Accountancy Template van Docubird richt je snel en gestructureerd een uniforme dossieromgeving in binnen SharePoint. Dit artikel beschrijft de stappen voor activatie en implementatie, evenals praktische aandachtspunten en antwoorden op veelgestelde vragen.

In dit artikel

Activatie van het Accountancy Template

Het onboardingproces van het accountancy template is grotendeels self-service. Onderstaande stappen kunnen zelfstandig worden uitgevoerd met ondersteuning van IT-beheerder.

Stap 1 t/m 3 (of 4) kunnen vaak tegelijkertijd worden uitgevoerd. Stuur de stappen in één keer naar de IT-er om het aantal benodigde contactmomenten te verminderen. De overige stappen vinden in chronologische volgorde plaats.

In de veelgestelde vragen lees je o.a. meer over de doorlooptijden en ondersteuningsmogelijkheden.

  1. Docubird app goedkeuren

Wie: Beheerder met Global Admin-account

  • Ga naar app.docubird.com
  • Log in met een Global Admin-account van de organisatie
  • Bekijk de pop-up 'Machtiging aangevraagd'
  • Klik onderaan op 'Toestemming namens uw organisatie'
  • Ga door om de app goed te keuren

Vervolgstap interne contactpersoon: Ga met een regulier medewerker account (geen admin) naar app.docubird.com. Kun je erbij? Dan is de toestemming goed doorgevoerd.

  1. Docubird add-ins klaarzetten (optioneel, aanbevolen)

Wie: Beheerder met Global Admin-account

  • Stem af of de organisatie gebruik wil maken van Docubird voor Outlook en/of Docubird voor Office
  • Zet de add-ins klaar voor alle gebruikers via het Microsoft Admin Center

  1. Docubird gebruiker aanmaken

Wie: Beheerder met Global Admin-rechten

  • Maak een nieuwe gebruiker aan met de volgende gegevens:
    • Gebruikersnaam: docubird@[bedrijfsnaam].onmicrosoft.com
    • Rechten: SharePoint-admin
    • Licenties: Microsoft 365 Business Basic + Power Automate Premium
    • Zorg dat eventuele Conditional Access policies externe aanmeldingen toestaan

    • Deel de inloggegevens (via de aanvrager) met Docubird

      Bij ontvangst verandert Docubird het wachtwoord naar een sterke variant, wordt MFA geactiveerd en de gegevens veilig opgeslagen in 1Password.

Vervolgstap interne contactpersoon: Deel de inloggegevens van het nieuwe account met Docubird.

  1. Licenties aanschaffen

Wie: Interne contactpersoon en/of Beheerder met Billing Admin-rechten

  • Schaf de benodigde licenties aan:
    • 1 x Docubird Professional licentie per medewerker
    • 1 x Docubird Module: Accountancy Template per tenant
      • Voor aanschaf via creditcard of Azure Plan volg bovenstaande link naar Microsoft Marketplace. Schakel waar nodig met de eigen IT-partner om een Azure Plan in te regelen.
      • Voor aanschaf op factuur via Docubird, zie onderstaand.

Vervolgstap interne contactpersoon: Indien de aanschaf op factuur via Docubird mag worden voltooid, stuur ons een bericht met het gewenste aantal licenties. Dit kan enkel indien stap 1 vooraf is voltooid.

Wie: Beheerder met Global Admin-rechten

  • Na voltooiing van stap 1 t/m 3 sturen de Docubird consultants een unieke link toe
  • Keur deze goed met een Global Admin-account om de inrichting klaar te zetten

Vervolgstap interne contactpersoon: Laat Docubird weten dat de consent link is goedgekeurd en welke interne contactpersonen beheerrechten mogen krijgen (tenant instellingen aanpassen, licenties wijzigen, klanten aanmaken).

  1. Inrichting door Docubird

Wie: Consultants van Docubird (doorlooptijd +/- 1 - 3 werkdagen)

  • Klaarzetten provisioning-automatisering
  • Aanmaken Entra-groepen t.b.v. toegangsbeheer
  • Interne beheerder(s) toegang geven tot groepsbeheer via mygroups.microsoft.com
  • Interne beheerder(s) toegang geven tot admin.docubird.com
  • Interne beheerder(s) toegang geven tot Datasources

Wij laten het weten wanneer deze stap gereed is.

  1. Admin instellingen beheren (optioneel, aanbevolen)

Omdat Docubird voor veel verschillende doeleinden wordt gebruikt, worden deze instellingen bij oplevering niet standaard afgedwongen.

  1. Klantsites aanmaken

Wie: Interne contactpersoon

  • Maak de benodigde klantsites handmatig aan, of
  • Laat de klantsites in bulk genereren middels een aan te leveren Excel, of
  • Genereer de klantsites door een koppeling met het CRM

  1. Toegang tot klantdossiers beheren

Wie: Interne contactpersoon (evt. in overleg met IT-partner)

  1. Kennissessie inplannen (optioneel, aanbevolen)

  1. Klantdossiermigratie aanvragen (optioneel, aanbevolen)

  • We raden kantoren aan om klantdossiers te migreren naar de nieuwe structuur. Dit verhoogt de adoptie, het gebruiksgemak en bevordert Copilot resultaten. Neem voor meer informatie en een offerte contact op met support@docubird.com. Houd er rekening mee dat de dossiermigratie altijd voorbereiding en planning vergt; start tijdig. Meer informatie over werking en voorbereiding op de klantdossiermigratie vind je op: Hoe werkt de klantdossiermigratie?

Veelgestelde vragen

Wat is de verwachte doorlooptijd?

De onboarding van Docubird kan doorgaans binnen 1 - 2 weken worden afgerond (excl. migratie). De daadwerkelijke doorlooptijd en inspanning is echter sterk afhankelijk van:
  • de schakeltijd met jullie IT-partij
  • de beschikbare tijd intern
  • eventuele vragen die opkomen
Indien er een dossiermigratie gewenst is voor een bepaalde deadline, adviseren we om 4 - 8 weken van tevoren te starten. Hoe vroeger je start, hoe meer ruimte er is om onvoorziene vragen op te vangen.

Welke ondersteuning biedt Docubird tijdens de onboarding?

We helpen je waar nodig graag met:

  • Begeleiding bij inrichtingsproblemen en vragen
  • Uitvoering van de migratie
  • Eenmalige kennissessie na oplevering (voor medewerkers of key users)
Docubird rekent geen projectmanagementkosten voor de implementatie. Dit is mogelijk omdat de planning, opvolging met de eigen IT-er en de instellingen van de software in jullie tenant in eigen beheer zijn.

Zijn er vragen of wijzigingen? Dan kan ons team je doorgaans binnen 1 - 2 werkdagen verder helpen.

Schakelen jullie met onze IT-partner?

Nee. Wij nemen expliciet géén contact met de eigen IT-partner over. Wij vragen je deze afstemming zelf op te pakken. (Dit geldt ook voor klanten van Asista, die een directere lijn hebben via Richard Schouten. Wij zijn bedrijfsmatig niet aan Asista verbonden.)

Hoe trainen we personeel in het gebruik van Docubird?

Docubird is ontworpen voor intuïtief gebruik! Onze software volgt dezelfde logica als Microsoft pakketten. Dit betekent dat gebruikers snel aan de gang kunnen zonder complexe nieuwe systemen te leren.

Bij oplevering wordt er een eenmalige online kennissessie voor key users of het hele kantoor aangeboden. De opname hiervan kan intern worden gedeeld. Daarnaast staat onze kennisbank vol met informatie (bijv. Wegwijs in slimme functies). In de praktijk zien we dat de weerstand op het gebruik van de nieuwe software snel verdwijnt, zeker wanneer de huidige klantdossiers ook worden meeverhuisd.

Tip: laat collega's die de smaak te pakken hebben, andere teamleden meenemen in hun eigen gebruik en use-cases. Zo wordt de waarde van de oplossing intern uitgedragen.

Waarom zijn er SharePoint-adminrechten en Microsoft licenties nodig?

Het template werkt op basis van provisioning: klantsites en de bijbehorende dossierstructuren worden volautomatisch en uniform opgebouwd, inclusief de juiste metadata-velden. Omdat de automatisering binnen de eigen Microsoft-omgeving draait, zijn er rechten en licenties nodig voor de inrichting en doorlopende werking. Worden deze ingetrokken, dan stopt het template met werken.

Kunnen er wijzigingen aan het template worden aangevraagd?

Het accountancy template wordt inhoudelijk beheerd en actief onderhouden door de branche-experts van Full Finance. Docubird ondersteunt met de techniek, Full Finance bij wijzigingen in rubrieken, metadata-velden, etcetera. Updates worden doorgevoerd indien ze voor de hele branche van toepassing zijn. Het template is een blauwdruk en omvat geen individueel maatwerk.

Waarom vind de dossiermigratie na oplevering plaats?

De klantdossiermigratie wordt ná oplevering van de template gepland, zodat de Docubird oplossing al kan worden gebruikt terwijl oude dossiers worden overgezet.

Aanvullende vragen

Zijn je vragen na het lezen van dit artikel nog niet beantwoordt? Schakel dan met je contactpersoon of sluit aan bij onze (vrijwel) wekelijkse Webinar voor Accountancy. Richard Schouten neemt je mee in de oplossing en laat ruimte voor vragen die gaan over jouw specifieke situatie.

Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor de feedback. Er is een probleem opgetreden bij het verzenden van uw feedback. Probeer het later nog eens.