Instellingen en beheer voor Admins

Vereiste rechten

Toegang tot admin.docubird.com noodzakelijk.

Geen toegang? Neem dan contact op met je applicatiebeheerder of Docubird.

Admin-portal

Hieronder vind je een omschrijving van instellingen die je kunt beheren via admin.docubird.com.

Navigatiehulp:

Algemene gebruiksstatistieken Dashboard
Instellingen voor de hele organisatie -> Tenant instellingen
Gebruikers en licenties beheren -> Users
Abonnementen bekijken -> Subscriptions

Dashboard

Op de startpagina van admin.docubird.com vind je algemene gebruiksstatistieken en een knop voor jullie tenant. Klik op de tenantnaam om instellingen te beheren.

Tenant instellingen

Deze instellingen gelden voor alle gebruikers.

Schuingedrukte tekst geeft ons advies weer voor een standaardsituatie.

Instellingen die betrekking hebben op probleemoplossing of specifieke modules kunnen wel zichtbaar zijn, maar worden hieronder niet besproken.

General settings

Friendly name - Bedrijfsnaam naast het logo. - Vul organisatienaam in.
Show SharePoint / Teams / OneDrive - Welke opslaglocaties zichtbaar zijn. - Alles aanvinken.
Allow open in SharePoint - Toont knop 'Open in SharePoint'. - Inschakelen.

Hide auto file preview - Verbergt bestandspreview bij eigenschappen. - Uitschakelen.
Landing page - Startpagina van Docubird. - Default laten staan.

Outlook settings

Auto select attachments - Bijlagen automatisch selecteren. - Inschakelen (tenzij zorgen over opslagcapaciteit).
Remove attachments from mail item on save - E-mails (.eml) altijd kleiner en zonder bijlagen opslaan. - Uitschakelen zodat bijlagen niet per ongeluk verloren gaan.
Convert email to pdf on save - Sla e-mails (.eml) op als PDF. - Inschakelen t.b.v. leesbaarheid Copilot.
Disable email categorization - 'Saved to SharePoint'-tag uitschakelen. - Uitschakelen, zodat zichtbaar blijft wat is opgeslagen.

Exchange settings

Exchange settings - Mailbox viewer om e-mails in bulk op te slaan. - Inschakelen.

Teams settings

Show all teams - Alle Teams tonen - Inschakelen.
Hide Teams sites under SharePoint - Dubbele weergave van Teams als SharePoint-site voorkomen. - Inschakelen.
Hide Teams sites document libraries - Documenten alleen per kanaal tonen. - Inschakelen.

Metadata settings

Show all metadata fields - Voorkomt complex beheer van zichtbare velden. - Inschakelen.

Advanced search settings

Show all fields - Alle zoekopties weergeven onder Advanced Search. - Inschakelen.

Document settings

Disable renaming of documents - Naam wijzigingen blokkeren. - Uitschakelen.
Open supporting documents in client applicaties - Opent Word, Excel en PowerPoint documenten standaard in de desktop app, in plaats van de browser. - Eigen voorkeur.
Enable copy/move to - Toont de knoppen Kopiëren en Verplaatsen. - Inschakelen
Enable sharing - Zorgt ervoor dat de knoppen 'Copy link' en 'Share' zichtbaar worden. - Inschakelen ten behoeve van intern delen. Extern delen volgt de site en tenant policies, doorgaans afgeraden.

Filter settings

Enable quick filter - Binnen bibliotheken filteren op metadata. - Inschakelen.
Hide title field - Weergave van filter opties zonder titel indicator. - Uitschakelen.
Auto open filter search box - Standaard vertoning van zoekveld binnen metadata filter. - Uitschakelen, optie is altijd beschikbaar om handmatig aan te klikken.

Edit metadata colours

Manage - Kleuren uit SharePoint worden niet overgenomen en willekeurig toegewezen, tenzij de waarde en corresponderende kleur wordt beheerd. - Alleen instellen op verzoek.

Users

In deze weergave zie je:

Welke gebruikers een actieve licentie hebben
Welke gebruikers zijn aangemerkt als tenant admin (toegang tot admin.docubird.com)
Wanneer gebruikers voor het laatst actief zijn geweest

Edit details

Beheer op gebruikersniveau:

Subscription - De licentie wijzigen of intrekken ('revoke').
Active - De licentie deactiveren, maar gekoppeld laten aan de gebruiker.

Daarnaast worden er enkele instellingen getoond die ook op tenant-niveau beschikbaar zijn, die naar wens alleen voor de individu kunnen worden ingesteld.

Subscriptions

In deze weergave zie je welke abonnementen actief zijn (geweest) voor jouw organisatie en hoeveel licenties in gebruik / vrij zijn.

Via 'Revoke Licenses' is het mogelijk om licenties van gebruikers los te koppelen. Deze worden bij de eerst volgende inlogpogingen weer toegewezen, tot dat de vrije licenties op zijn. Bekijk ook: Licenties toewijzen, toevoegen of verwijderen.