Hoe werkt de klantdossiermigratie?


De klantdossiermigratie zorgt ervoor dat bestaande dossiers worden overgezet naar de Docubird-structuur binnen jullie Microsoft 365-omgeving. In dit artikel lees je wat een migratie inhoudt, welke keuzes je kunt maken, wat de kosten en doorlooptijd zijn en hoe je je organisatie optimaal voorbereidt op een soepele overgang.

Vereiste module

Voor deze werking is de module Accountancy Template vereist.

Kiezen voor een klantdossiermigratie

Wat zijn de voor- en nadelen?

Veel accountantskantoren kiezen voor een klantdossiermigratie. Dit zorgt voor snellere adoptie binnen de organisatie. Door de data beschikbaar te stellen in Docubird, wennen medewerkers snel aan de nieuwe dossierstructuur, wordt metadata beter gevuld en ontstaan er geen dubbele bestanden.

Voordelen van een dossiermigratie:

Docubird voor Accountancy wordt krachtiger wanneer ook bestaande dossiers meeverhuizen naar de nieuwe SharePoint-structuur. Alle dossiers staan hiermee direct in jullie eigen tenant. 

  • opslag in de eigen Microsoft 365-tenant;
  • één centraal DMS voor alle klantinformatie;
  • volledige benutting van metadata en Copilot;
  • een schonere, efficiëntere en uniformere werkomgeving;
  • geen afhankelijkheid van oude systemen.

Nadelen van niet migreren:

Het blijft mogelijk om je huidige DMS beschikbaar houden en alleen nieuwe klantdossiers binnen de nieuwe Docubird-structuur op te bouwen. In de praktijk blijkt echter dat dit enkele nadelen heeft.

  • Gebruikers blijven op de oude manieren werken;
  • Bestanden worden in de oude omgeving nog steeds niet van metadata voorzien;
  • je kunt AI niet aan het werk zetten op bestaande dossiers.

Wat kost een migratie?

In een standaard situatie kost de migratie:

  • € 500,- per 100K bestanden + Consultancy
  • Consultancy dekt overleg, voorbereiding en de uitvoering van migratiewerkzaamheden. In de meeste situaties betreft dit 24 uur à € 125 per uur, excl. btw. Bij complexe trajecten met meerwerk zal de berekening op nacalculatie plaatsvinden. 
  • Is er in de huidige situatie metadata aan de bestanden gekoppeld en heb je een systeem zonder gelaagde mappenstructuur? Dan kun de metadata voor een aanvullende € 500,- per 100K bestanden worden meegenomen.  

Neem contact op met support@docubird.com om een offerte aan te vragen.

Geef het geschatte aantal bestanden en de huidige bestandslocatie door. Het uiteindelijke tarief wordt naar rato in rekening gebracht aan de hand van de daadwerkelijk uitgevoerde werkzaamheden.

Wanneer kunnen we migreren?

Vanaf de start van de bestandmigratie kunnen huidige dossiers niet worden gewijzigd of aangevuld. Wij adviseren de huidige locatie op read-only te zetten en bestanden die nodig zijn tussentijds alvast naar Docubird te kopiëren. Dit zorgt ervoor dat men alvast gewend raakt aan de nieuwe situatie, wijzigingen zichtbaar zijn in het nieuwe DMS en collega's gedeelde data kunnen inzien.

  • Plan eerst de overstap naar Docubird
  • Boek een kennissessie om personeel wegwijs te maken
  • Ga daarna over tot de migratie van het huidige klantdossier

De klantdossiermigratie kan doorgaans binnen 10 werkdagen na aanlevering van de benodigde informatie worden voltooid. Er kan geen exacte opleverdatum worden gecommuniceerd i.v.m. verdere afstemming en variabele factoren zoals netwerkonderbrekingen, API‑storingen en Microsoft-throttling. We informeren je wanneer de migratie volledig is afgerond.

Ons advies? Begin op tijd.

De voorbereiding op de migratie en de daadwerkelijke werkzaamheden nemen tijd in beslag. Indien er vragen of onverwachte situaties ontstaan zullen wij altijd trachten dit binnen 2 werkdagen op te lossen. Voor migratietrajecten met een strakke deadline adviseren wij 4 - 8 weken van tevoren te starten.

Hoe gaat Docubird met onze bestanden om?

Voor het migreren van klantdossiers hebben wij doorgaans toegang tot de huidige tenant of klantdossierlocatie nodig. Onze Verwerkersovereenkomst kan worden gevonden op onze website, of ter ondertekening worden aangevraagd via support@docubird.com. Net voor of tijdens het migratieproces delen wij een link naar de Docubird Migration app. Stuur deze naar de IT-partner met Global Admin-rechten om de app goed te keuren.

In de meeste gevallen worden klantdossiers gemigreerd naar de bijbehorende klantsite binnen Docubird. De bestaande mappenstructuur wordt hierbij volledig overgenomen naar de documentbibliotheek Archief.

Vanuit de Archief bibliotheek kunnen bestanden:

  • blijven staan als naslagwerk
  • of op eigen gelegenheid worden verplaatst naar de juiste bibliotheken (bijv. Controle of Advies)

Bestanden met dezelfde metadataset kunnen eenvoudig in bulk worden geselecteerd en verplaatst. Dit draagt bij aan:

  • completere en beter gestructureerde dossiers
  • een efficiëntere werking van Copilot

Voor klanten die gebruikmaken van Hyarchis of vergelijkbare systemen zonder vrije mappenstructuur, is een migratie mét metadata mogelijk. Hierbij worden bestanden direct in de juiste bibliotheken geplaatst. Kantoren die momenteel met SharePoint of een FileShare werken kunnen hier geen gebruik van maken.

Voorbereiding

Algemeen

De volgende stappen zijn altijd van toepassing:

  1. Stem het moment van de export goed af met medewerkers en je huidige DMS partner.
  2. Zet het oude DMS indien mogelijk op read-only (inzage en een kopie opslaan mogelijk, bewerken en nieuwe bestanden toevoegen niet).
  3. Laat medewerkers nieuwe en bewerkte bestanden alvast in Docubird opslaan.
  4. Zorg dat alle klantsites van tevoren zijn aangemaakt in Docubird. Vul ontbrekende klanten via app.docubird.com > Datasources. Data voor klanten die niet in Docubird bestaan kan niet worden gemigreerd.
  5. Controleer of de klantnummers in Docubird overeenkomen met de klantnummers op de oude DMS-locatie. Indien het klantnummer niet correspondeert, zal de data niet verschijnen.
  6. Wordt er gewerkt met een mappenstructuur (bijvoorbeeld in SharePoint of Fileshare), zorg er dan voor dat alle data in klantmappen is gestructureerd en dat het klantnummer is opgenomen in de naam van de bovenliggende map. Voorbeeld: ‘63820 - Acme Inc.’ Mappen en bestanden zonder corresponderend klantnummer worden niet overgezet.
  7. Mappen met data van meerdere klanten dient vooraf te worden gesplitst.
  8. Zorg dat er een interne contactpersoon beschikbaar is om migratievragen te beantwoorden.
  9. Maak indien gewenst vooraf een back-up van alle dossierbestanden. Back-ups worden vaak via een externe dienstverlener geregeld en vallen buiten de scope van Docubird.

Huidige bestandslocatie

SharePoint

Voor een dossiermigratie vanaf SharePoint is naast bovenstaand geen standaard aanvullende voorbereiding nodig, tenzij dit wordt gevraagd door onze consultants.

FileShare

  1. Volg de algemene voorbereiding.
  2. Bepaal het moment waarop de bestanden worden klaargezet voor de migratie. Vanaf dit moment kunnen medewerkers geen wijzigingen meer doen.
  3. Creëer een zipbestand met alle klantdossiers via 7 Zip. Zorg dat alle metadata (datum aangemaakt, gewijzigd, etcetera) wordt meegenomen en de huidige mappenstructuur in tact blijft.
  4. Upload het .zip bestand naar de SharePoint locatie Datasources > Documenten.
  5. Controleer vooraf of het .zip bestand zichtbaar is en kan worden geopend.

Auditcase

  1. Volg de algemene voorbereiding.
  2. Maak een volledige export vanuit Auditcase met de selectie 'Alles'. Deel deze met Docubird.
  3. Neem contact op met Caseware Support om de Auditcase bestanden uit te vragen. Caseware kan enkele dagen of weken over het aanleveren van de export-link doen. Stem zelf met Caseware / Auditcase af vanaf wanneer er geen wijzigingen meer kunnen worden gedaan. Zorg dat de export link ook met info@xblox.net wordt gedeeld.

Hyarchis

  1. Volg de algemene voorbereiding.

  2. Neem contact op met Hyarchis om de API-koppeling met Docubird aan te vragen.

    Beste %,

    Wij willen een koppeling leggen tussen Docubird en Hyarchis. Graag ontvangen wij onderstaande gegevens. 

    Docubird zal de API aanspreken vanaf het IP-adres 136.144.206.253.

    Gegevens voor API-koppeling

    - URL

    - Archive ID

    - Username 

    - Wachtwoord

    Gegevens User Interface met Administrator-rechten

    - GUI URL

    - GUI Username

    - GUI Wachtwoord

    Clientlist Export in Excel (.xlsx) met de volgende 5 kolommen

    - Id

    - ClientId

    - ClientName

    - TemplateId

    - TemplateName

  3. Lever bovenstaande gegevens aan bij Docubird

Qwoater

Voor een dossiermigratie vanaf Qwoater is naast bovenstaand geen standaard aanvullende voorbereiding nodig, tenzij dit wordt gevraagd door onze consultants.

DailyDrive

Voor een dossiermigratie vanaf DailyDrive is naast bovenstaand geen standaard aanvullende voorbereiding nodig, tenzij dit wordt gevraagd door onze consultants.

Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor de feedback. Er is een probleem opgetreden bij het verzenden van uw feedback. Probeer het later nog eens.