Toegang tot klantdossiers beheren

Met Docubird beheer je eenvoudig wie toegang heeft tot klantdossierdata. Je kunt dit op twee niveaus instellen: per bibliotheektype en per klant. In dit artikel lees je hoe je toegangsrechten inricht, welke keuzes je hebt en wat de aanbevolen basisinstellingen zijn voor een overzichtelijke en beheersbare omgeving.

Vereiste module

Voor deze werking is de module Accountancy Template vereist.

In dit artikel

Toegang voor medewerkers

Beheer wie welke bibliotheektypes ziet bij alle klanten (verplicht)

Deze stap dient te worden uitgevoerd bij ingebruikname van het template.

Toegangsrechten beheren

  • Ga als beheerder naar mygroups.microsoft.com
  • Klik op Groups > Groups I own
  • Kies een groep die begint met Docubird_
  • Klik op Members om gebruikers toe te voegen of te verwijderen

Leden vs. bezoekers

Elk bibliotheektype kent 2 groepen:

  1. Docubird_[x]_leden geeft inzage en bewerkingsrechten.
  2. Docubird_[x]_bezoekers geeft enkel leesrechten.

Voor medewerkers in zowel leden als bezoekers geldt de strengste regel (leesrechten).

Advies voor basisinrichting

  • Iedereen mag alles zien = voeg alle gebruikers toe aan alle _leden-groepen
  • Iemand mag alléén kijken = voeg de gebruiker toe aan _bezoekers
  • Bibliotheek voor iedereen verbergen  = laat de _leden en _bezoekers-groepen leeg
  • Houd de bibliotheek en corresponderende groep 'Eigenaren' beperkt tot directie
  • Houd de bibliotheek Archief als read-only, door medewerkers toe te voegen als bezoekers. Dit voorkomt dat men de ongestructureerde Archief-locatie als snelle opslagruimte inzet, zonder metadata. Kopieer bestanden van Archief naar het juiste klantdossier om ze bewerkbaar te maken.

Subgroepen toevoegen

Werkt jouw kantoor al met groepen (zoals Personeel of Team Audit)? Dan kun je deze eenvoudig koppelen via entra.microsoft.com > Groups. In deze lijst vind je de Docubird_ groepen. Ga naar Members en voeg daar (bijv.) All Users, Personeel, Team Audit of een andere groep toe. Medewerkers in deze gekoppelde groepen krijgen voortaan automatisch de juiste rechten binnen Docubird. Schakel indien nodig met je IT-partner.

Groepen verbergen

Voor medewerkers die niet in de ledengroep noch bezoekersgroep zitten, is de bibliotheek onzichtbaar. Dit kan tactisch worden ingezet om bibliotheken die niet relevant zijn (bijv. Controle) te verbergen.


Beheer wie welke klant mag zien

Deze stap is optioneel en verandert het toegangsbeheer permanent.

Wij raden doorgaans aan om de klantdossiers voor iedereen zichtbaar te houden. Hiermee voorkom je een complexe inrichting en wordt toegangsbeheer geen aparte taak op zich. Het is bovendien geen probleem dat medewerkers veel klantdossiers kunnen zien: Docubird maakt het zoeken eenvoudig en efficiënt. Veelgebruikte dossiers kunnen als favorieten worden vastgepind.

Wil je hier toch stappen in nemen, dan werkt het toegangsbeheer als volgt:

  1. Vraag je IT-partner een nieuwe Entra-groep aan te maken
  2. Geef deze een logische naam (bijv. Docubird_Team_Klantnaam)
  3. Voeg de collega's die de dossiers wél mogen zien toe als lid
  4. Maak jezelf of een andere beheerder 'eigenaar' van de groep i.v.m. toekomstig beheer
  5. Ga naar app.docubird.com > Datasources > Clients > Klant
  6. Vul bij alle (vertrouwelijke) Documentbibliotheken de naam van de nieuwe Entra-groep

Je kunt personen enkel uitsluiten door aan te geven welke collega's het klantdossiers juist wel mogen zien. Zodra je één persoon invult, zal deze regel leidend worden, en zijn de betreffende dossiers voor alle anderen onzichtbaar. Je kunt collega's blijven toevoegen om toegang te verlenen, maar alle gebruikers verwijderen om de klant weer voor iedereen zichtbaar te maken, werkt niet. Neem in dat geval contact op met Docubird.

Samenwerken met externen

Voorkom extern delen vanuit interne klantdossiers

Het accountancy template biedt een vaste dossierstructuur gericht op intern gebruik.

Wij raden af om externe (klanten) toegang te verlenen tot bestanden of onderdelen binnen deze structuur. Je brengt hiermee de controle, compliance en kwaliteit van je vaktechnische dossier in gevaar. Het is beter om een duidelijke scheiding aan te brengen tussen het interne dossier en een gecontroleerde “klantlaag”. De klant zou bijvoorbeeld moeten werken vanuit een portaal, een gedeelde bibliotheek of Microsoft Team.

De mogelijkheid tot extern delen kan binnen de tenant of SharePoint-site instellingen worden beheerd.

Samenwerkingsadvies

Voor samenwerking met klanten zijn onder andere de volgende opties beschikbaar:

  • Creëer een Microsoft Team voor grote klanten en/of adviestrajecten. Bestanden in deze Teams zijn eenvoudig over te zetten naar het interne klantdossier in Docubird.
  • Maak een extra SharePoint-site (buiten de klantdossierstructuur om) en deel deze met de klant.
  • Integreer Docubird met Hix Dossier zodat het delen van bestanden met de klant makkelijker wordt. Middels de Hix integratie kun je bestanden rechtstreeks vanuit Docubird delen met de klant. - Binnenkort beschikbaar.
Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor de feedback. Er is een probleem opgetreden bij het verzenden van uw feedback. Probeer het later nog eens.