CRM‑koppelingen voor klantdossiers

Vereiste module

Voor deze werking is de module Accountancy Template vereist.

Koppelen met een CRM-pakket

Het aanmaken van nieuwe klantdossiers verloopt deels automatisch. In de SharePoint-site Datasources vind je een SharePoint‑lijst genaamd Clients. Deze lijst is in Docubird te benaderen door de (applicatie)beheerder in jullie organisatie.

Via Datasources > Clients worden klanten vastgelegd met onder andere:

• Klantnaam
• Klantnummer
• Klanttype

Zodra een nieuwe klant aan deze lijst wordt toegevoegd, wordt automatisch een nieuwe klantsite met bijbehorende dossierstructuur aangemaakt.

Werk je met een CRM‑pakket? Dan kan Docubird er in veel gevallen voor zorgen dat klanten automatisch vanuit het CRM worden toegevoegd aan de SharePoint‑lijst Datasources > Clients. Hierdoor:

• hoef je klanten maar één keer aan te maken;
• verminder je handmatige handelingen;
• is je Docubird‑omgeving altijd actueel.

Na het aanmaken van een klant in het CRM wordt het proces voor het genereren van de klantsite automatisch gestart. Medewerkers zien de nieuwe klantsite doorgaans binnen enkele minuten tot enkele uren verschijnen in SharePoint.

Ondersteunde CRM-koppelingen

Docubird ondersteunt op dit moment koppelingen met:

• Exact
• Fortes CRM
• Hix
• Tess
• Simplicate

Hoe werkt de koppeling met Exact?

Voorbereiding

1. Docubird‑gebruiker aanmaken

• Maak in Exact een gebruiker aan met gebruikersnaam support@docubird.com.
• Geef deze gebruiker rechten om accounts en relaties uit te lezen. Dit betreft toegang tot alle klanten, contacten en accounts in de praktijkadministratie.
• Lever de inloggegevens aan bij Docubird.

2. Classificatie per klanttype instellen

• Ga in Exact naar Stamgegevens > Relaties > Classificaties.
• Gebruik een bestaande categorie of maak een nieuwe categorie aan.
• Voeg de klanttypes toe als onderliggende eigenschappen (bijv. BV, VOF, Particulier).
• Lever een screenshot van de volledige lijst met eigenschappen aan bij Docubird.

(zie voorbeeld)

3. Mapping bepalen

• Geef per classificatie aan of de dossierstructuur gebaseerd moet zijn op Bedrijf, Particulier of Overig.
• Lever deze mappinglijst aan bij Docubird.

Nieuwe klanten aanmaken in Exact

Nieuwe klanten moeten altijd eerst in Exact worden aangemaakt. Er zijn twee mogelijke werkwijzen.

Optie 1: Werkwijze vanuit Exact Kantoorbeheer

De koppeling met Docubird werkt alleen bij het handmatig aanmaken van nieuwe relaties.

1. Maak een nieuwe klant/relatie aan in Exact Kantoorbeheer.
2. Na enkele minuten wordt automatisch een nieuw klantdossier in SharePoint aangemaakt.
3. Maak daarna pas de nieuwe financiële administratie aan.
4. Koppel de financiële administratie aan de zojuist aangemaakte relatie.
5. Maak vervolgens de personen aan (bijv. DGA of zelfstandig ondernemer).

Let op: wordt een relatie automatisch aangemaakt (bijvoorbeeld via een lege financiële administratie), dan werkt de koppeling met Docubird niet.

Optie 2: Werkwijze via de interne administratie

1. Open de financiële administratie van je eigen kantoor.
2. Maak een nieuwe relatie/debiteur aan.
3. Geef met behulp van Classificatie aan of het om een particulier of bedrijf gaat.
4. Sla de relatie/debiteur op.
5. Na circa 15 minuten wordt de lege SharePoint‑site aangemaakt.

Hoe werkt de koppeling met Fortes CRM?

De Fortes‑koppeling kan zelfstandig worden aangevraagd na oplevering van het Accountancy‑template.

De werking is als volgt:

• Fortes krijgt toegang tot de SharePoint‑omgeving.
• Fortes leest de SharePoint‑lijst Clients uit binnen Datasources.
• Als een klant al bestaat, wordt de SharePoint‑URL opgehaald en opgeslagen in Fortes CRM.
• Vanuit Fortes kan vervolgens direct worden doorgelinkt (“jumpen”) naar Docubird.
• Nieuwe klanten worden geautomatiseerd door Fortes toegevoegd aan de SharePoint‑lijst.

Fortes schrijft op dit moment nog geen documenten weg in Docubird, maar zorgt er wel voor dat klanten slechts op één plek hoeven te worden aangemaakt.

Hoe werkt de koppeling met Hix?

De koppeling met Hix kan na oplevering van het Accountancy‑template worden aangevraagd via support@docubird.com. Je ontvangt dan de actuele werkwijze om de koppeling te realiseren. Dankzij de nauwe samenwerking met Hix is deze koppeling doorgaans eenvoudig op te zetten.

Na activatie hoef je klanten alleen nog maar in Hix aan te maken; Docubird start daarna automatisch het dossiergeneratieproces.

Hoe werkt de koppeling met Tess?

In afstemming met Tess wordt de koppeling direct na oplevering van het Accountancy‑template gerealiseerd. Zodra Docubird klaar is, zetten wij de opdracht door en houdt Tess jullie op de hoogte van de voortgang.

Omdat Tess de koppeling moet inplannen, is het aan te raden hen zo vroeg mogelijk te informeren dat de koppeling met Docubird gewenst is. Dit kan via je vaste contactpersoon bij Tess.

Hoe werkt de koppeling met Simplicate?

Voorbereiding

Voor het realiseren van de Simplicate‑koppeling dient de volgende informatie bij Docubird te worden aangeleverd:

• Simplicate‑URL (bijv. https://your-company.simplicate.com   )
• API‑key
• API‑secret

Neem bij twijfel contact op met Simplicate. Na de initiële instellingen plannen we een online meeting om de koppeling gezamenlijk door te lopen.

Wat als mijn CRM‑pakket niet wordt ondersteund?

Docubird werkt continu aan nieuwe integraties met veelgebruikte software binnen de accountancybranche. Hoewel niet elk pakket een koppeling toestaat, horen we graag waar jouw kantoor behoefte aan heeft. Waar mogelijk nemen we dit op in onze development roadmap.

Tot die tijd kun je altijd klanten handmatig toevoegen via Datasources > Clients. Voor meer informatie, bekijk: Nieuwe klantdossiers aanmaken.