Starten met Docubird

Vandaag activeren, morgen aan de slag

Docubird uitrollen voor jouw organisatie is makkelijker dan je denkt.

  1. Licenties aanschaffen
  2. Gewenste oplossing(en) activeren
  3. Collega's op Docubird wijzen

1. Licenties aanschaffen

Ben je nieuw bij Docubird?

Begin dan met Licenties aanschaffen via Microsoft. Dit is binnen enkele minuten geregeld. Na verwerking van de betaling wordt de licentie binnen 24 uur geactiveerd.

Heb je al Docubird licenties?

Dan kun je het licentie-aantal naar wens uitbreiden: Licenties toewijzen, toevoegen of verwijderen


2. Gewenste oplossing(en) activeren

Iedere licentie geeft volledige toegang tot de Docubird Document Manager, Outlook en Office add-ins. Je bepaalt zelf welke onderdelen je inzet om jouw document management makkelijker, sneller en waardevoller te maken.

Volg de instructie voor de oplossing die je wilt uitrollen naar de IT-beheerder. Dit kunnen er één of meerderen zijn:


3. Collega's op Docubird wijzen


Laat je collega's weten dat ze Docubird kunnen gaan gebruiken!

Vraag medewerkers om:

  • Docubird te openen in Outlook of Office, of
  • de Document Manager te openen via https://app.docubird.com,
  • en vervolgens in te loggen in met hun zakelijke Microsoft-account.

Microsoft koppelt na de eerste keer inloggen automatisch een beschikbare licentie aan de gebruiker. Meer informatie over het toewijzingsbeleid van Microsoft en het op- of afschalen van licenties vind je op ons kennisportaal: Licenties toewijzen, toevoegen of verwijderen.

Docubird is ontworpen voor intuïtief gebruik, volgens de werkwijze die gebruikers al gewend zijn van Microsoft. Na de eerste activatie ontvangen zij enkele korte tips om het meeste uit Docubird te halen.

FAQ

Moet ik Docubird installeren?

Nee. Docubird werkt op basis van een licentie zonder installatie. Voor beheerde omgeving is het enkel noodzakelijk dat de add-in(s) via het Microsoft beheercentrum beschikbaar worden gesteld door een gebruiker met admin-rechten.


Welke bestanden zie ik in Docubird?

Docubird werkt als schil over de alle Microsoft 365-bestanden in SharePoint, Teams en OneDrive en voegt daar extra functionaliteit en gebruiksgemak aan toe. Heb je nog geen data in SharePoint staan, dan begint de organisatie met een schone omgeving. Toegangsrechten blijven via Microsoft beheerd. Wil je hier aanpassingen in maken, bekijk dan: Beheer van documenttoegang.


Hoe stap ik over van mijn huidige DMS?

Het team van Docubird kan doorgaans op projectbasis ondersteunen met de bestandsmigratie naar SharePoint. Dit geldt alleen voor organisaties die Docubird al gebruiken (minimaal 10 licenties).


Welke modules en integraties biedt Docubird aan?

Werkprocessen kunnen verder worden geoptimaliseerd door modules en koppelingen. Denk aan:

  • Automatisch genereren van bibliotheekstructuren (provisioning),
  • digitaal ondertekenen,
  • documenten laten goedkeuren,
  • koppelingen met het CRM, of
  • workflows.

Neem voor het activeren van modules of integraties contact op met support@docubird.com. Uitbreidingen worden alleen ondersteund voor organisaties die Docubird al gebruiken (minimaal 10 licenties) en worden na de eerste implementatie ingericht.


Kan ik maatwerk aanvragen?

Docubird werkt in de basis met een vaste blauwdruk die voor 90% van de organisaties tot een overzichtelijk document management systeem leidt. Is er voor jouw organisatie een speciale inrichting nodig, dan komen we graag in contact om de mogelijkheden te bespreken.


Kan ik Docubird eerst uitproberen?

Ja! We bieden iedereen een gratis proeflicentie van 30 dagen. Heb je een beheerde omgeving? Dan moet de Consent Request op app.docubird.com vooraf eenmalig worden goedgekeurd door een gebruiker met global admin-rechten. Voor het beschikbaar stellen van add-ins gelden dezelfde instructies als voor een betaalde licentie.


Ik wil meer weten.

We komen graag met je in contact.

Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor de feedback. Er is een probleem opgetreden bij het verzenden van uw feedback. Probeer het later nog eens.