Document Generator: Configuratie placeholders en sjablonen
Met de module Document Generator automatiseer je het opstellen van documenten binnen Docubird. Door gebruik te maken van sjablonen en beschikbare documentmetadata genereer je snel consistente documenten die aansluiten op de processen en huisstijl van jouw organisatie. In dit artikel lees je hoe de inrichting van documentgeneratie verloopt en welke informatie hiervoor nodig is.
Vereiste module
Voor deze werking is de module Document Generator vereist.
Documenten genereren vanuit sjablonen
Met Document Generator maak je eenvoudig documenten aan op basis van vooraf ingerichte Office-sjablonen. Beschikbare metadata kan op de juiste plek worden ingevuld middels placeholders, waardoor gebruikers met slechts enkele klikken complete documenten kunnen genereren. Deze functionaliteit is ideaal voor het opstellen van brieven, overeenkomsten, rapportages en andere veelgebruikte klantdocumenten.
Document Generator instellen
- Sjablonen klaarzetten
Voor de inrichting ontvangen wij graag de sjablonen die beschikbaar moeten worden gemaakt binnen Docubird. Ondersteunde bestandstypen zijn:
- DOCX
- XLSX
- PPTX
Optioneel kunnen sjablonen in één of meerdere groepen worden gesorteerd om de sjablonen overzichtelijk te categoriseren binnen het Templates-menu.
- Placeholders inventariseren
Binnen sjablonen kunnen placeholders worden opgenomen die bij gebruik kunnen worden gevuld met metadata uit de bibliotheek waarin het document wordt gegenereerd. Houd hierbij rekening met het volgende:
- Alleen metadata uit de betreffende bibliotheek kan automatisch worden ingevuld. Benieuwd welke metadatavelden beschikbaar zijn? Klik in de bibliotheek op Nieuw > Word-bestand.
- Placeholders worden ondersteund in DOCX-, XLSX- en PPTX-bestanden.
- De functionaliteit is bedoeld voor standaard documentgeneratie op basis van beschikbare metadata.
- Neem contact op met Docubird
Verzoek een online afspraak via support@docubird.com om de gewenste documentgeneratie-oplossing te bespreken. Tijdens deze sessie nemen we de aangeleverde sjablonen en wensen door en adviseren we over de mogelijkheden en eventuele aanvullende vereisten voor de inrichting.
Sjablonen beheren
Na de initiële inrichting kunnen sjablonen door de organisatie zelf worden beheerd. Standaard worden deze opgeslagen in een documentbibliotheek met de naam Templates binnen de Datasources-site.
Indien gewenst kunnen de sjablonen op een andere locatie worden opgeslagen.
Voor geavanceerde documentgeneratie, zoals complexe logica, conditionele content of gegevens uit meerdere bronnen, kan een aanvullende template-oplossing of maatwerkinrichting nodig zijn.